SIMPLE durch das Qualitätsmanagement (QM)
deiner Arztpraxis bzw. Zahnarztpraxis!
„Äußerst zuverlässig,
flexibel und gründlich.
Ich kann das Team
von Manika
mit gutem Gewissen weiterempfehlen!“
Dr. Paul HAIDL
Kinder- und Jugendheilkunde
„Ich muss mich um nichts kümmern. Einen großen Dank an die Putzdamen, da sie sich so liebevoll um meine Praxis kümmern.“
„Alles
läuft seit dem ersten Tag reibungslos. Alle Unterlagen in der erhaltenen Objektmappe konnte ich bestens bei der Selbstevaluierung einbinden.“
Als Reinigungsfirma in Wien mit dem Fachgebiet „Ordinationsreinigung“ stellen wir dir unsere Vorlagen, Muster, Checklisten & Beispiele kostenlos für dein QM-Handbuch zur Verfügung!
✔️ Kostenlos ✔️ Unverbindlich ✔️ Ohne Gewähr
Inhaltsverzeichnis
| Kündigung-Entlassung |
| Kündigung-Probezeit |
| Lagerentnahme |
| Leistungsbeschreibung – Büro |
| Notfallplan-Alarmplan |
| Objekt – Begehung |
| Objekt – Besichtigung |
| Objekt – Start |
| Objekttagebuch |
| Personalfragebogen |
| Q-Kontrolle – Büro |
| Q-Kontrolle – Sanitär |
| Reinigungs- und Desinfektionsplan |
| Reinigungsplan |
| Schadensmeldung |
| Schlüsselübergabe |
| Schulungsplan |
| Stellenbeschreibung |
| Unterweisung – Alarmanlage |
| Unterweisung – Einzeln |
| Unterweisung – Gruppe |
| Unterweisung – Brandschtz |
| Urlaubsantrag |
| Verschwiegenheitserklärung |
| Vertrag – Angestellte-r |
| Vertrag – Reinigungskraft |
| Vollmacht-Zahlungsempfang |
| Vorschuss-Akonto |
| Wartungsplan |
| WC-Kontrollliste |
Zertifizierte Unterhaltsreinigung in Wien
So wie du dein Auto jedes Jahr zum Pickerl schleppst,
überprüfen Umweltbundesamt und TÜV Cert Austria GmbH
unser Qualitäts- und Umweltmanagement auf Herz und Nieren.
Unter Berücksichtigung aller umweltrelevanten Aspekte sind wir bemüht,
die Reinigungsqualität der Reinigungsprozesse für dich kontinuierlich zu verbessern.
Meisterbetrieb
Gem. § 94 GewO
Qualitätsmanagement
DIN EN ISO 9001:2015
Umweltschutz
DIN EN ISO 14001:2015
Arbeitssschutz
DIN EN ISO 45001:2018
Umweltmanagement
EMAS VO III
Willst du,
dass ManiKa deine
Praxisreinigung in Wien
übernimmt?
✔️ Kostenlos ✔️ Unverbindlich ✔️ Binnen 24 h
Zertifizierte Unterhaltsreinigung in Wien
So wie du dein Auto jedes Jahr
zum Pickerl schleppst,
überprüfen Umweltbundesamt
und TÜV Cert Austria GmbH
unser Qualitäts- und Umweltmanagement
auf Herz und Nieren.
Unter Berücksichtigung aller
umweltrelevanten Aspekte sind wir
bemüht, die Reinigungsqualität der
Reinigungsprozesse für dich
kontinuierlich zu verbessern.
✅ Qualität – DIN EN ISO 9001:2015
✅ Umweltschutz – DIN EN ISO 14001:2015
✅ Arbeitsschutz – DIN EN ISO 45001:2018
Meisterbetrieb – Gem. § 94 GewO
Umweltmanagement– EMAS VO III
Willst du,
dass ManiKa deine
Praxisreinigung in Wien
übernimmt?
✅ Kostenlos ✅ Unverbindlich ✅ Binnen 24 h
Qualitätsmanagement
Wieso sind alle Vorlagen & Muster fürs Qualitätsmanagement (QM) deiner Arztpraxis kostenlos?
Mit unserem 4-fach zertifizierten Geltungsbereich „fachmännische Reinigung von Arztpraxen“ unterstützen wir mit unserem implementierten „Qualitätsmanagement (QM) für die Arztpraxis“ bereits viele Kollegen bei der Umsetzung aller Hygieneanforderungen der Unterhaltsreinigung in Wien.
Unsere Vorlagen & Beispiele erfüllen alle Praxisziele bzw. Qualitätsziele deiner Arztpraxis
Mit Februar 2021 startete nun auch in der Hauptstadt die Selbstevaluierung für die Ordination. Unsere Ärzte hatten nicht viel Arbeit, da ihre Objektmappe bereits seit Beginn unserer Partnerschaft vollständig war.
Da wurden wir von einem Kunden gefragt, ob er unsere Unterlagen mit eine Kollegen teilen darf, weil sein QM-Ordner veraltet war. Ja und seit diesem Tag teilen wir einfach unsere zertifizierten Formulare mit euch, damit ihr euch besser auf eure Patienten fokussieren könnt.
3. Schritte zur professionellen Reinigungsfirma in Wien
1. KONTAKT
2. ANGEBOT IN 24 h
3. SAUBER
Da genau währen der aktuellen Corona Pandemie im Notfall instinktiv viele Verhaltensregeln rasch vergessen werden, sind die wichtigsten Punkte im Notfallmanagement für eine Arztpraxis verankert.
In diesem findet man:
- wichtige Telefonnummern
- Verhalten bei Unfällen
- Verhalten im Brandfall
WICHTIG:
Aktualisiere regelmäßig alle Daten
Der R & D-Plan ist eine grafische Darstellung, welche Bereiche in welchen Abständen womit gereinigt und desinfiziert werden.
Dieser verhilft Mitarbeitern und Reinigungskräften einer Ordination oder Zahnarztpraxis stets idente Ergebnisse zu erzielen, indem festgelegte Prozesse gleichermaßen erledigt werden.
Erfahre mehr über
die Erstellung und den Inhalt eines
R & D-Plans
Laut AUVA ist es in Österreich verpflichtend, ein arbeitsbereich- oder objektbezogenes Verzeichnis aller Reinigungs-, Desinfektions- und Pflegemittel für seine Zahnarztpraxis oder Apotheke zu erstellen. Der Inhalt dieses Verzeichnisses „gefährlicher Arbeitsstoffe nach Dok-VO“ dokumentiert alle verwendeten Arbeitsstoffe, welche eine Gefahr für Mitarbeiter, Personal und Kunden darstellen können in einer excel Vorlage.
Folgende Punkte sind im Verzeichnis abgebildet:
- Hersteller des Produktes
- Handelsbezeichnung des Produktes
- Art
- Verwendungszweck
- Inhaltsstoffe
- PH-Wert
- Gefahren
- R-S-H-Sätze
- Jahresmenge
- Ersatzstoffüberprüfung
TIPPS:
Finde einfach alle Informationen auf dem jeweiligen Sicher- heitsdatenblatt des Produktes.
Anstatt die Gefahren zu schreiben, binde einfach die Gefahren-symbole ein.
Da die Haut deiner Mitarbeiter den ganzen Tag über stark beansprucht wird, sind lt. der AUVA in Österreich Maßnahmen zum Schutz dieser notwendig. Im Hautschutzplan werden sorgfältiger Umgang, regelmäßiger Schutz und konti- nuierliche Pflege ausführlich erklärt. Mit seiner Umsetzung können etwaige Hauterkrank-ungen verhindert werden (z.B. auch beim Friseur).
TIPPS:
Verwende Symbole & Piktogram- me, damit alle Mitarbeiter mit ei- nem Blick alles rasch verstehen!
In jedem Betrieb und jeder Branche gilt höchste Diskretion. Mitarbeiter haben im Rahmen ihrer Arbeit Zugang zu vertraulichen Informationen.
Es ist sehr wichtig, dass jegliche Informationen über Patienten, Kunden & Geschäftsgeheimnisse nicht an Dritte gelangen. Die DSGVO gilt sowohl für die Putzfrau als auch für den Praktikant während seines Praktikums.
heimhaltung ist auch ein wichtiger Bestandteil der neuen DSGVO-Richtlinien.
TIPP:
Um sicher zu gehen, dass die Erklärung ausdrücklich verstanden worden ist, kannst du diese natürlich in mehreren Sprachen übersetzen.
Viele Mitarbeiter bedeutet auch viele Schlüssel, Chips & Codekarten. Deshalb gilt, Überblick bewahren. Ordne jedem Chip oder Schlüssel eine Nummer zu und trage diese Information in eine Excel-Tabelle ein. Damit weißt du jederzeit, wer welchen Schlüssel hat. Hier findest du einen kostenlosen Vordruck bzw. Bestätigung für die Schlüsselübergabe an den Mitarbeiter.
Mit dem Formular wird jede Über- bzw. Rückgabe dokumentiert. Ebenso wird der Empfänger über die Verpflichtungen informiert.
TIPP:
Solltest du einen Anhänger verwenden, dann bitte nicht die Adresse oder den Namen des Objektes schreiben. Gebe dem ersten Schlüssel einfach die Nr. 1 und in deiner Excel-Tabelle ordnest du die Nr. 1 dem jeweiligen Schlüssel zu. Damit wird gewährleistet, dass bei einem Verlust der Schlüssel keinen Hinweis auf den Ort gibt.
Zweck: Im Tagebuch sollen alle wichtigen Informationen / Reklamationen, die die laufende Unterhaltsreinigung betreffen, eingetragen werden.
Die Eintragungen dienen der Dokumentation bzw. dem Nachweis verschiedener Ereignisse. Anlässlich der Kontrollbesuche hat
der Objektleiter seine Kontrollen (Zeit, Dauer, kontrollierte Bereiche, Eigen-Beanstandungen) zu vermerken und die Kenntnisnahme sämtlicher Eintragungen ebenfalls zu bestätigen.
WICHTIG:
Bei Verwendung eines elektronischen Nachweissystems kann die Dokumentation der Anwesenheit des Objektleiters entfallen.
Um bei einem Brand nicht aus Panik das Falsche zu tun, schule einfach deine Mitarbeiter mittels dieser Unterweisung präventiv ein. In dieser sind alle Schritte bzw. Verhaltensregeln im Falle eines Feuers geschildert.
TIPPS:
Übersetze wenn notwendig das Formular in mehreren Sprachen!
Du kennst bestimmt in den Einkaufszentren diese Kontrolllisten, die im Sanitärbereich hängen. Diese dienen als Protokoll, wann welche WC-Anlage gereinigt wurde und erfüllen damit z.B. die Anforderungen eines behindertgerechten WC s für Patienten.
Neben der Unterschrift der Reinigungskraft ist auch ein Häkchen zu setzen, sollten auch Hygieneprodukte nachgefüllt worden sein.
TIPP:
Sollte der Reinigungsturnus bei dir nicht täglich sein, sollte diese Liste eher nicht verwendet werden. Der Patient/Kunde hätte mit dieser Information ein Vorurteil und wäre mit den Reinigungsergebnissen automatisch nicht zufrieden.
Reinigung & Desinfektion bitte in regelmäßigen Abständen über- wachen und messen. Als Instrument dafür kannst du dieses Formular verwenden. Bitte für jeden Bereich bzw. jede Station ein eigenes Formular kreieren.
Die QM-Kontrolle erfolgt anhand einem Punktesystem. Für jeden Be-
reich kann eine Punkteanzahl zwischen 1 (FLOP) & 6 (TOP) ver-geben werden. Angenommen es wurden alle 50 Bereiche kontrolliert wären das Maximum bei einer TOP-Leistung 300 Punkte (50*6).
Werden allerdings nur 250 Punkte vergeben, da es einige Mankos gab, ergibt es einen erreichten Qualitätsstandard von 83,33 % (100/300*250).
TIPP:
Unangekündigte Qualitätskontrollen erzielen wirklich realistische Ergebnisse.
Erstelle dir einen Notenschlüssel, damit du das Ergebnis auch beurteilen kannst (z.B. 100-90= TOP).
Wenn du einen Mitarbeiter von Teil- auf Vollzeit ändern möchtest, muss diese Änderung dokumentiert sein. Das ausgefüllte Formular kannst du natürlich auch dem Steuerberater weiterleiten.
WICHTIG:
Eine Änderungsmeldung erfolgt stets zum 1. des Monats & 14 Tage zuvor sollte der Mitarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt werden.
Jeder Arbeitsunfall gehört gemeldet und dokumentiert. Mit diesem Formular protokollierst du den kompletten Sachverhalt.
TIPP:
Bewahre alle Berichte sorgfältig auf, denn diese könnten bei einer eventuellen Überprüfung verlangt werden.
Als Arbeitgeber bist du rechtlich verpflichtet dem Mitarbeiter einen Dienstzettel auszuhändigen, sofern dieser nicht einen Arbeitsvertrag erhalten hat, der alle Punkte des DZ umfasst.
Auf diesem Dienstzettel stehen alle wesentlichen Rechte und Pflichten des Dienstverhältnisses.
TIPP:
Sollte das Arbeitsverhältnis kürzer als ein Monat sein, müsstest du keinen Dienstzettel erstellen
Für die schönste Zeit im Jahr, können deine Mitarbeiter ihren Urlaubsantrag mit folgendem Formular zeitnah stellen.
Sollte es mehrere Abteilungen geben, die ihre Freigabe erteilen müssen, wäre das mit diesem Dokument auch kein Problem.
TIPP:
1st in 1st out Prinzip, damit keine Missverständnisse zwischen Kollegen aufkommen
Dein Mitarbeiter verfügt nicht über eine eigene Bankverbindung?
Mit dieser Vollmacht bist du berechtigt seinen Lohn/sein Gehalt an die von ihm gewünschte Bank zu überweisen.
Unabsichtlich den Computer des Kunden bei der Büroreinigung umgestoßen?
Übermittele den Sachverhalt mit dieser Schadensmeldung an deine Versicherung.
Eine schriftlich festgehaltene Arbeitsplatzbeschreibung für die Reinigungskraft, für den Empfang oder der Aneldung, dient der Qualitätssicherung, indem jeweilige Positionen im Unter- nehmen explizit charakterisiert werden.
Es wird vorab definiert, welche Kompetenzen (Qualifikation, Wissen, Fähig-& Fertigkeiten) der
potentielle Stelleinhaber mitbringen muss. Ebenso werden seine Pflichten und exakten Aufgabengebiete im Betrieb erläutert.
Natürlich sind in dieser Stellenbeschreibung auch alle Verantwortungen, positionsbezogenen Prozesse, Gehälter und Befugnisse klar definiert.
Möchtest du das Dienstverhältnis mit deinem Mitarbeiter beenden, sollte die Auflösung auf jeden Fall schriftlich dokumentiert werden. Damit beugst du vor, dass danach Missverständnisse aufkommen.
Verwechsele bitte nicht den Kündigungsausspruch mit dem Kündigungstermin. Der Kündigungsausspruch ist der Tag an dem du dem Mitarbeiter mitgeteilt hast, dass er nicht mehr für dein Unternehmen tätig ist. Der Kündigungstermin richtet sich nach der Kündigungsfrist und ist der letzte Tag, an dem er gemeldet war.
Wichtig:
Informiere dich bei deinem Steuerberater, oder schau dir den Kollektivvertrag an, ob eventuell eine Kündigungsfrist vorliegt.
Das Arbeitsverhältnis kann während der Probezeit von beiden Seiten ohne einer Erklärung per sofort aufgelöst werden.
Auch hier auf jeden Fall schriftlich das DV beenden.
Sind sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer einig, dass Dienst- verhältnis nicht fortgesetzt wird, nutze dieses Formular. Auch hier gilt darauf zu achten, dass alles dokumentiert ist.
Verlässt der Arbeitnehmer den Betrieb freiwillig, so ist dies eine Kündigung durch den Dienstnehmer.
Achte darauf, dass die Auflösung schriftlich dokumentiert ist, damit keine weiteren Missverständnisse entstehen.
Wichtig:
Der Arbeitnehmer verliert seinen Anspruch auf Arbeitslosengeld.
Eine fristlose Entlassung muss auf jeden Fall schriftlich dokumentiert sein, denn hier bedarf es einer Begründung. Das Thema ist sehr heikel, denn der Mitarbeiter verliert dabei einen Teil seiner Sonderzahlungen.
TIPP:
Besprich diesen Schritt auf jeden Fall mit deinem Steuerberater, ehe dir ein Fehler unterläuft.
Immer wieder wird es vorkommen, dass Mitarbeiter für gewisse Institutionen (AMS, Bank, Finanzamt etc…) eine Bestätigung seitens Dienstgeber brauchen.
Stellt der Auditor eine Abweichung voll Soll-zustand fest, kann diese hiermit dokumentiert und nachverfolgt werden.
Werden Abweichungen festgestellt, oder es müssen eventuell Maßnahmen zu setzen, dann werden diese in eine Action-Liste zur Nachverfolgung und Erledigung dokumentiert.
Am Ende eines Audits wird alles in einem Abschlussbericht dokumentiert, dass in Folgeaudits verfolgt werden kann, wie die vorherigen abgelaufen sind.
Plane das gesamte Jahr zeitlich mit diesem Formular voraus. Lege dir alle Termine für das Jahr hiermit fest.
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Mit diesem Muster kannst du den gesamten Ablauf des Audits visualisieren.
Protokolliere den Verantwortlichen für das Qualitätsmanagement ein.
Protokolliere den Verantwortlichen für das Umweltmanagement ein.
Protokolliere den Verantwortlichen für den Arbeits- & Gesundheits- schutz ein.
Im Zuge des Management reviews überprüft die oberste Leitung regelmäßig das Qualitätsmanagement auf seine Wirksamkeit und ob es gelbt wird.
Oft kennen die Mitarbeiter die Schwachstellen des Betriebes besser als die Führungsebene. Mit einem Verbesserungsvorschlag könnte somit dein Betrieb vielleicht an Zeit oder Geld gewinnen.
Jeder Arbeitsschritt bzw. Prozess im Betrieb, sollte ausführlich beschrieben werden, damit immer die gleiche Qualität am Ende des Tages rauskommt. Ebenso können sich neue Mitarbeiter ihren neuen Arbeitsplatz besser organisieren.
Zur besseren Übersicht, kannst du mit diesem Formular die Anzahl der hergegebenen Dienstkleidung dokumentieren.
Natürlich brauchst du auch eine Bestätigung, dass sämtliche Kleidung auch vollzählich retour gebracht wurde.
Welche Informationen oder Namen bei dir und deinem Geschäftspartner hinterlegt werden im System, ist mit diesem Formular zu dokumentieren (Quelle: WKO).
Eruiere mit diesem Bogen, ob deine Kunden auch mit deiner Dienstleistung zufrieden sind. Eventuell findest du ein paar Ansätze, um deine Performance zu verbessern.
Überprüfe anhand dieses Formularеs den Zustand des Fahrzeuges, ob es so retourgebracht worden ist, wie es auch ausgegeben wurde.
Dokumentiere die Hergabe des Fahrzeuges. Halte fest, in welchem Zustand das Auto übergeben hast.
Die Übergabe eines Dienstwagens, sollte auch schriftlich festgehalten werden. Damit keine Unstimmigkeiten entstehen, kläre alle offenen Punkte mit diesem Vertrag.
Unzufrieden mit deinem Reinigungsunternehmen? Dann nutze diese Vorlage, um eure Geschäftsbeziehung ordnungsgemäß beenden zu können.
Mit dieser Checkliste kontrollierst du, ob alle vorgegebenen Reinigungsschritte erledigt worden sind.
Um deinen potentiellen Kunden ein genaues Angebot unterbreiten zu können, begehst du mit diesem Dokument das hoffentlich zukünftige Objekt und notierst dir alle Gegebenheiten vor Ort.
Dokumentation mit welchen Geräten und Arbeitsmittel du ein Reinigungsobjekt startest. So verhinderst du Missverständnisse, wem was gehört!
Mit diesem Formular erhebst du die wichtigsten Daten eines potentiellen Mitarbeiters.
Der Führerschein ist in manchen Bereichen sehr wichtig. Deshalb solltest du regelmäßig darauf achten, dass jeder Mitarbeiter eine aufrechte Lenker- berechtigung hat, damit er seine Tätigkeit gesetzeskonform ausüben kann.
Plane und dokumentiere alle notwendigen Schulungsmaß- nahmen.
Damit die Sicherheit deines Betriebs gewährleistet wird, wird die Reinigungskraft auf den Umgang mit der Alarmanlage geschult. So verhindert man Unkosten bei einem irrtümlichen Einsatz der Sicherheitsfirma.
Neben der Erstunterweisung werden Mitarbeiter auch bei besonderen Vorkommnissen erneut unterwiesen. Es könnte nach einem Unfall, oder nach einem Qualitätscheck sein.
Eine Neuerung oder ein wichtiges Themengebiet (z.B. Corona) könnte auf einmal einigen Mitarbeitern erklärt werden. Mit diesem Dokument hälst du fest, wer alle an der Unterweisung teilgenommen hat.
Besondere Lebenslagen benötigen manachmal Unterstützung. Wenn Mal ein Mitarbeiter Geld im Voraus braucht, wird diese Zahlung mit diesem Dokument schriftlich festgehalten.
Ob Ultraschall, Feuerlöscher oder Server, alles muss regelmäßig gewartet werden. Damit man nicht etwas vergisst, erstellt man am besten einen Wartungsplan, der alle Termine festhält.
Mit diesem Formular protokollierst du alles, was aus dem Lager entnommen wird und ordnest es einer bestimmten Kostenstelle zu. Damit hältst du den Stand exakt.
